Pengesahan Dokumen Bawah Tangan Notaris (Waarmerking, Legalisasi, Legalisir)

Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan dalam menjalankan jabatannya memiliki kewenangan lainnya yang diatur dalam Pasal 15 Undang-Undang Jabatan Notaris, selanjutnya disebut (“UUJN”). Salah satu kewenangan yang dimiliki adalah pengesahan terhadap dokumen bawah tangan, sepanjang pengesahan itu tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain.

Pengesahan dokumen dilakukan dihadapan Notaris dengan dibuktikannya dokumen asli yang hendak dilakukan pengesahan. Terdapat beberapa macam pengesahan yang dapat dilakukan dihadapan Notaris yang akan dibahas secara lengkap pada artikel dibawah ini.

Waarmerking

Waarmerking adalah pengesahan yang dilakukan dihadapan Notaris pada dokumen bawah tangan asli yang telah ditandatangani para pihak yang berkepentingan. Dokumen dapat berupa perjanjian, nota kesepahaman, surat kesepakatan dan lain- lain untuk nantinya dokumen bawah tangan tersebut dilakukan proses pendaftaran/register dalam buku khusus oleh Notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UUJN. Waarmerking ini dilakukan untuk kepentingan klien yang membutuhkan pihak ketiga yaitu Notaris, untuk mengetahui dan mengakui adanya pembuatan dokumen bawah tangan tersebut.

Legalisasi 

Legalisasi adalah pengesahan terhadap kepastian tanggal pembuatan dokumen bawah tangan asli yang dimiliki para pihak yang berkepentingan dihadapan Notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) UUJN. Sama hal nya dengan Waarmerking, dokumen bawah tangan dapat berupa Perjanjian dan Nota kesepahaman. Legalisasi dilakukan untuk memberi pengesahan dan kepastian tanggal dengan dibubuhkan materai pada dokumen bawah tangan yang dimaksud, dalam hal ini Notaris hanya sebatas mengesahkan tanda tangan dan tidak terlibat dengan isi dokumen bawah tangan tersebut.

Legalisir

Legalisir adalah pengesahan terhadap salinan atau fotokopi dokumen setelah dilakukan pemeriksaan dokumen yang asli oleh Notaris, pengesahan dapat dilakukan apabila salinan atau dokumen tersebut sama dengan aslinya. Legalisir dapat dilakukan pada dokumen seperti KTP, Ijazah atau surat lain selain Perjanjian, asalkan dokumen aslinya diperlihatkan langsung dihadapan Notaris. Cap/stempel akan dibubuhkan oleh Notaris pada salinan atau fotokopi dokumen yang telah sesuai.

Fungsi dan Tujuan Pengesahan Dokumen Bawah Tangan

Terdapat beberapa fungsi dan tujuan pengesahan dokumen dihadapan Notaris, antara lain :

1. Untuk kepentingan administrasi persyaratan dokumen kerjasama, perjanjian, proses peradilan dan lainnya;

2. Untuk memastikan bahwa dokumen bawah tangan tersebut memiliki keabsahan hukum;

3. Untuk memastikan keaslian tanda tangan dokumen bawah tangan;

4. Untuk memberikan kepastian tanggal pembuatan dokumen dibawah tangan.

Pentingnya Pengesahan Dokumen Bawah Tangan

Pengesahan dokumen memiliki kepentingan dan manfaat, antara lain :

1. Keabsahan dokumen;

2. Perlindungan hukum terhadap dokumen bawah tangan;

3. Perlindungan para pihak yang terlibat;

4. Pencegahan pemalsuan dokumen.

Kekuatan Pembuktian Dokumen dibawah tangan

A. Nilai Kekuatan Pembuktiannya Pada akta di bawah tangan melekat kekuatan pembuktian, harus terpenuhi terlebih dahulu syarat formil dan materiil: 

1. Dibuat secara sepihak atau berbentuk partai (sekurang-kurangnya 2 (dua) pihak) tanpa campur tangan pejabat yang berwenang; 
2. Ditanda tangani pembuat atau para pihak yang membuatnya; 
3. Isi dan tanda tangan diakui.  Kalau syarat tersebut dipenuhi, maka sesuai dengan ketentuan Pasal 1875 KUHPerdata maka nilai kekuatan pembuktian nya sama dengan akta otentik dan dengan demikian nilai kekuatan pembuktian yang melekat padanya sempurna dan mengikat (volledig en bindende bewijskracht).

B. Batas minimal pembuktiannya, apabila keberadaannya sempurna memenuhi syarat formil dan materiil selain memiliki kekuatan pembuktian sempurna dan mengikat, juga mempunyai batas minimal pembuktian: 

1. Mampu berdiri sendiri tanpa bantuan alat bukti lain;
2. Dengan demikian pada dirinya sendiri terpenuhi batas minimal pembuktian. 

C. Nilai kekuatan dan batas minimalnya dapat berubah, terdapat 2 faktor yang dapat mengubah dan memerosotkan nilai kekuatan dan batas minimal pembuktian akta bawah tangan, yaitu:

1. Terhadapnya diajukan bukti lawan; 
2. isi dan tanda tangan diingkari atau tidak diakui pihak lawan.

Daya kekuatan pembuktian dokumen di bawah tangan memang tidak sekuat dan sesempurna dengan daya kekuatan pembuktian akta otentik, namun bagaimana jika dokumen bawah tangan tersebut telah diregistrasi serta disahkan oleh Notaris yang notabenenya adalah seorang pejabat umum yang berwenang, apakah akan mengubah daya kekuatan pembuktian akta di bawah tangan tersebut menjadi sempurna.

Dengan telah dipahaminya perbedaan antara Pengesahan dokumen bawah tangan Waarmerking, Legalisir dan Legalisasi, diharapkan dapat membantu masyarakat untuk menentukan pengesahan mana yang dibutuhkan pada dokumen bawah tangan yang dimiliki.

Dasar Hukum

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Hubungi kami apabila Anda memiliki banyak pertanyaan, selain itu kami juga dapat membantu Anda untuk pendirian badan hukum / badan usaha seperti: PT, CV, dan jenis badan usaha lainnya, kami juga dapat membantu anda dalam pengurusan perizinan pada sistem OSS.

Segera hubungi kami:
Email : info@bizlaw.co.id
Whatsapp : (+62) 812 99215128