Virtual Office: Pengertian, Cara Kerja, Manfaat, dan Keuntungan

Virtual office atau kantor virtual adalah sebuah terobosan baru yang memberikan kemudahan dalam pekerjaan. Di tengah pesatnya perkembangan digital, segala aspek kehidupan manusia banyak terbantu dan cenderung lebih mudah. Hal tersebut tidak terkecuali dalam urusan perkantoran. Fenomena dunia kerja kini semakin beragam. Tren pekerjaan dari hari ke hari lebih bersifat online daripada offline. Tiap pekerja tidak perlu lagi bertatap muka untuk saling berbagi pekerjaan atau mengelola ide baru. Melainkan hanya bertatap layar karena semuanya bersifat online. 

Oleh karena itu, tidak heran apabila banyak kantor tidak lagi menyediakan bangunan fisik. Melainkan hanya melalui virtual office.  Pola kerja tidak lagi mengharuskan karyawan hadir di tempat kerja yang menjemukan. Salah satu yang kini populer adalah konsep virtual office. Istilah virtual office dikenal sejak dunia digital melesat dengan berkembang pesatnya internet. Ditambah, Facebook mengumumkan terkait dunia virtual dengan nama Metaverse, membuat virtual office kembali ramai diperbincangkan. 

Jika melihat di kota-kota besar, virtual office boleh dibilang menjadi sesuatu yang lumrah. Bahkan, beberapa di antaranya adalah perusahaan startup. Yang menarik adalah terkadang dengan hadirnya virtual office, mereka hanya mengenal sebatas nama atau obrolan via gawai. Namun demikian, virtual office diklaim lebih menghemat biaya dan waktu. 

Pengertian Virtual Office

Berdasarkan penjelasan dari Investopedia, virtual office atau kantor virtual adalah sebuah terobosan baru yang memberikan kemudahan dalam pekerjaan. Tanpa harus melakukan kegiatan fisik dan kegiatan administratif lainnya. Sebagaimana namanya, secara harfiah virtual office bisa diartikan sebagai kantor virtual yang bermakna sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia maya, di dunia internet. Pada pekerja dapat saling berhubungan dengan menggunakan lingkungan kerja digital, tanpa harus memiliki ruang kerja secara fisik. Yang dimaksud secara fisik adalah ketiadaan meja, kursi, taman, alat pendingin dan lain hal sebagainya. 

Secara esensi, pekerjaan akan tetap berjalan. Virtual office merupakan sebuah perusahaan yang memiliki sistem kerja virtual, para karyawan dan atasan saling bekerja sama tanpa terlibat tatap muka secara langsung melalui koneksi internet. Sebagai contoh virtual office adalah perusahaan startup dan digital agency yang dapat ditemukan di banyak kota besar.

Konsep dari virtual office ini tentu saja berlawanan dengan konsep tradisional tentang ruang kerja atau kantor itu sendiri. Biasanya, konsep tradisional mengharuskan seseorang bekerja di sebuah ruangan dalam kantor. Titik awal kemunculan kantor virtual ini seiring dengan maraknya perkembangan konsep kerja yang dikenal dengan istilah remote working atau bekerja dalam jarak jauh. Ditambah, peristiwa Pandemik COVID-19 membuat kantor virtual dengan konsep kerja remote working sangat relevan untuk diberlakukan.

Dengan hadirnya virtual office, maka kebutuhan akan alamat secara fisik pun tidak lagi dibutuhkan. Oleh karenanya, diganti dengan virtual address. Hadirnya kedua virtual ini membuat pekerja bisa melakukan aktivitas yang berhubungan dengan kantor dari rumah, kafe, dan lain sebagainya. Ini belum lagi ditambah dengan virtual assistant yang bisa membantu pekerja untuk menangani segala pesan yang masuk atau keluar. Baik itu pesan yang berupa teks maupun telepon sehingga lebih memudahkan para pekerja dalam beraktivitas.

Di mana pun kantor pusatnya, setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya tanpa gangguan di kantor virtual. Asalkan dengan satu syarat, berhubungan dengan jaringan internet. Virtual office pun sangat cocok dan relevan dengan perusahaan rintisan yang memang sejak awal didirikannya berbasis teknologi. Saat ini, banyak co-working space yang muncul dan memberikan layanan kantor virtual. Kriteria perusahaan atau startup yang cocok untuk menerapkan kantor visual adalah perusahaan, seperti berikut :

• Perusahaan yang tengah berkembang dan memerlukan alamat untuk kepentingan bisnis.
• Perusahaan yang tengah menghemat biaya operasional, terutama untuk sewa kantor fisik.
• Perusahaan yang tengah mengurangi jumlah staf operasional kantor.
• Perusahaan yang memiliki pekerja dengan sistem kerja remote working.
• Perusahaan yang ingin menarik perhatian klien dengan lokasi kantor prestisius.

Cara Kerja Virtual Office

Virtual Office tidak sama dengan kantor secara konvensional. Secara umum, berikut ini adalah gambaran cara kerja dari kantor virtual itu sendiri.

1. Video Conference

Mereka yang telah menerapkan virtual office akan bekerja dengan lebih sering melakukan video conference untuk setiap kegiatan yang berkaitan dengan kerja perusahaan, terutama kegiatan rapat. Ini menjadi cara yang ampuh untuk tetap menjaga kontak dengan para pekerja lainnya. Video conference biasanya dilakukan ketika tim melakukan rapat. Segala bentuk koordinasi dapat dikelola dari mana saja. Waktu dan tempat pun bisa dilakukan secara fleksibel.

Video conference juga perlu dilakukan untuk tetap menjaga komunikasi dan hubungan antar pekerja lainnya. Setiap kegiatan yang berkaitan dengan koordinasi, bisa dilakukan setiap saat. Membuat waktu kerja menjadi lebih fleksibel untuk dilakukan. Dampaknya adalah membuat pekerjaan yang dihasilkan bisa lebih efektif dan efisien.

2. Virtual Address

Kendati alamat secara virtual belum secara resmi dapat digunakan, perusahaan harus menggunakannya ketika menggunakan sistem virtual office. Walaupun alamat secara fisik masih tetap dicantumkan, alamat virtual menjadi tujuan utamanya. Misalnya, setiap pekerja yang membutuhkan apapun akan menghubungi kantor melalui email yang ditujukan ke alamat virtual perusahaan tersebut.

3. Area Kerja Bersama

Cara kerja kantor virtual selanjutnya dengan menggunakan area kerja bersama atau ruang kerja bersama. Area kerja bersama disini tentu saja area virtual yang dapat diakses secara bebas oleh setiap pekerja. Setiap pekerja masing-masing akan mendapatkan akses agar bisa masuk ke area kerja bersama tersebut. Dalam area kerja tersebut, setiap pekerja akan melakukan koordinasi dan sinergi terkait pekerjaan yang tengah digarap. Ruang kerja virtual pun akan tercipta dan suasana bekerja tetap akan terwujud meskipun dilakukan secara virtual. Ini merupakan salah satu keuntungan dari penerapan virtual office, fleksibilitas dan efisiensi kerja.

Manfaat Virtual Office Bagi Bisnis

Manfaat-manfaat yang dirasakan dengan penerapan kantor visual itu sendiri antara lain :

1. Menghemat Biaya

Alasan ini merupakan yang paling utama. Manfaat penerapan virtual office yang pertama tentu saja hemat biaya. Dengan konsep kantor virtual, perusahaan tidak akan mengeluarkan biaya operasional, seperti sewa kantor, biaya listrik, dan biaya pekerja administratif. Saat ini saja, sudah mulai banyak perusahaan yang memilih untuk menyewa coworking space sebagai kantor, kendati mereka memiliki kantor fisik sendiri. 

Alasannya lebih menghemat biaya. Dengan adanya konsep kantor virtual, setiap perusahaan akan lebih banyak menghemat biaya. Sebagaimana yang kita ketahui bersama, bahwa biaya yang paling tinggi untuk berjalannya perusahaan dengan sistem kerja konvensional adalah biaya sewa kantor, biaya listrik dan tentu saja biaya internet.

2. Tidak Banyak Kendala

Tidak bisa diabaikan, setiap pekerja yang akan berangkat ke kantor, selalu saja menghadapi kendala. Mulai dari macet di perjalanan, perselisihan yang tidak perlu dengan rekan kantor, dan kendala-kendala lainnya. Dengan menerapkan konsep kantor virtual, setiap kendala yang disebutkan di atas tidak akan ditemui. Pasalnya, kantor yang dituju adalah kantor virtual yang bisa diakses setiap saat. 

Tidak perlu bermacet-macet untuk berangkat ke kantor. Tidak perlu ada drama dengan rekan kerja yang toxic dan menyebalkan. Semuanya dilakukan secara virtual. Capaian kerja dan indikasi kesuksesan pekerjaan dinilai secara individual. Lebih memotivasi setiap pekerja untuk bekerja lebih giat lagi.

3. Rapat Jadi Lebih Mudah

Manfaat penerapan kantor virtual lainnya adalah kemudahan melakukan rapat. Rapat bisa lebih fleksibel dan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Sebagai pekerja hanya perlu mengatur waktu untuk rapat di laptop atau smartphone, dan rapat dapat terselenggara secara virtual dan tentu saja lebih efektif dan lebih mudah.

4. Tidak Perlu Keluar Rumah

Manfaat dari kantor virtual yang terakhir adalah tidak perlu keluar rumah dan dapat selalu dekat dengan keluarga. Tentu ini merupakan idaman bagi setiap pekerja kantoran. Alasan ini juga sering dijadikan alasan utama untuk setiap perusahaan menerapkan virtual office. Membuat setiap pekerja dapat bekerja secara optimal karena dukungan dari keluarganya. Gesekan antar para pekerja pun semakin berkurang dan akan memberikan dampak baik bagi perusahaan dan pekerja itu sendiri.

5. Tidak Terkendala Macet

Ini adalah alasan klasik mengapa banyak orang lebih memilih berangkat sebelum matahari terbit. Ya, waktu di jalan, terutama di Jakarta, kemacetan adalah hal yang membuat waktu terasa lebih lama. Oleh karena itu, hadirnya kantor virtual seakan melegakan pekerjaan. Orang bisa bebas beraktivitas tanpa terkendala waktu dan tempat.

6. Rapat Menjadi Fleksibel

Yang ketiga adalah persoalan rapat. Oleh karena rapat biasanya dilakukan beberapa kali dalam satu waktu maka kantor virtual memudahkan hal ini. Anda cukup menyetel waktu dan piranti komputer atau laptop sehingga rapat pun bisa dilakukan secara daring.

7. Lebih Dekat dengan Keluarga

Bagi pekerja yang berkeluarga, hal ini justru sangat menguntungkan. Mereka lebih sering berinteraksi dengan keluarga. Ini tentu menjadi pilihan yang berguna dan bermanfaat. Oleh karena itu, tidak heran pula banyak perusahaan beralih untuk menjadi kantor mereka ke virtual office.

8. Meningkatkan citra & branding perusahaan

Meningkatkan citra & branding perusahaan anda dengan memiliki lokasi perusahaan yang strategis dan pusat bisnis.

9. Kantor yang elegan

Anda akan tetap memiliki kantor yang elegan didukung dengan alamat domisili yang sah, resepsionis, ruang meeting, dan nomor telepon khusus tanpa membayar biaya lebih untuk menambah staff baru

10. Mengurangi stress

Mengurangi stres dan tekanan karena masalah lalu lintas dan parkir.

11. Domisili Perusahaan yang sah

Domisili perusahaan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari mengurus izin hingga syarat mendirikan perusahaan.

12. Bisa untuk mengajukan PKP (Pengusaha Kena Pajak)

Bermanfaat bagi citra perusahaan dan meningkatkan peluang kerjasama bisnis dengan pemerintah.

Adapun fasilitas yang didapat dari Virtual Office adalah sebagai berikut :

• Penerimaan surat dan paket oleh resepsionis dengan sistem notifikasi.
• Penggunaan Meeting Room di alamat pilihan ataupun alamat lain dari cabang penyedia virtual office.
• Nomor telepon khusus perusahaan dilengkapi sistem notifikasi telepon masuk dengan opsi penerusan telepon ke pengguna virtual office.
• Area kerja bersama (coworking-space), biasanya sudah termasuk fasilitas wi-fi, lounge, dan juga refreshment seperti teh, dan juga kopi.
• Internet Fax yang bisa diteruskan langsung ke email dari pengguna virtual office
• Harga spesial penggunaan event space untuk kegiatan serba guna dari perusahaan.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

1. Memiliki lokasi Strategis dan Prestisius

Memiliki lokasi perusahaan atau kantor di lokasi yang strategis dan prestisius, Meskipun dengan menyewa Virtual Office para penyewa tidak dapat memiliki kantor fisik, namun penyewa virtual office dapat memiliki alamat kantor virtual yang berlokasi di kawasan bisnis yang strategis dan prestisius.

Citra perusahaan tentunya akan menjadi lebih baik dibandingkan perusahaan lain dibidang yang sama atau mungkin kompetitor kamu yang berlokasi di alamat yang kurang strategis. Usahamu akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari masyarakat atau calon konsumen karena berada di lokasi yang strategis dan dikenali banyak orang. Tentunya hal ini akan berdampak baik terhadap nama baik perusahaan atau usaha yang sedang kamu bangun.

2. Biaya sewa yang murah

Untuk memiliki kantor di lokasi yang strategis dan prestisius tentunya membutuhkan modal yang tidak sedikit. Harga sewa berbagai jenis properti termasuk kantor pun terus meningkat seiring waktu, terutama di lokasi yang tergolong strategis, pusat bisnis dan komersial di kawasan perkotaan terutama.

Oleh karena itu, hadirnya Virtual Office adalah solusi terbaik bagi kamu para pelaku bisnis yang menginginkan biaya sewa yang lebih terjangkau namun tetap mendapatkan lokasi yang strategis dan fasilitas yang sesuai kebutuhan perusahaan kamu. Harga sewa yang lebih murah dibandingkan menyewa kantor secara fisik, tentunya akan lebih menghemat pengeluaran kamu dan perusahaan dalam menjalankan sebuah bisnis.

3. Hemat biaya instalasi dan operasional rutin perusahaan

Jika kamu men-set up gedung kantor sendiri tentunya kamu akan perlu membayar biaya instalasi tahap awal seperti renovasi Gedung atau ruangan, penyediaan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, dan komputer. Sedangkan jika perusahaan kamu sudah beroperasi, tentunya kamu juga perlu membayar biaya operasional rutin perusahaan per bulan seperti biaya penggunaan listrik, telepon, internet air, maupun service charge lainnya.

Belum lagi jika kantor kamu sering ada karyawan atau team yang suka lembur, sedangkan jam operasional gedung dibatasi, menyebabkan kantor kamu dikenakan charge over time oleh manajemen gedung. Hal ini dapat dihindari jika kamu berkantor menggunakan Virtual Office, tidak perlu lagi memikirkan biaya overtime seperti itu. Sedangkan, dengan menggunakan virtual office tentunya kamu akan dapat menghemat berbagai pengeluaran di atas karena Virtual Office akan menyediakan semua layanan tersebut untuk kamu dan perusahaan kamu layaknya sebuah kantor konvensional.

4. Fasilitas dan fitur Virtual Office yang dapat mendukung 

Semakin banyak fasilitas Virtual Office yang dapat digunakan, akan memudahkan bisnis kamu kedepannya, karena perusahaan kamu tidak perlu lagi menyiapkan fasilitas yang tersedia tersebut karena sudah disediakan oleh penyedia Virtual Office. Sebagai contoh adalah untuk kegiatan kantor pengacara Jakarta, cocok sekali menggunakan layanan virtual office. Dimana layanan yang sering digunakan adalah layanan relaas yaitu surat panggilan jadwal sidang dari Pengadilan. Kantor virtual office akan langsung memberikan notifikasi apabila telah menerima surat relaas tersebut.

Baca juga: Virtual Office Untuk Pendirian PT Apa Saja Fasilitasnya

Hubungi kami apabila Anda memiliki banyak pertanyaan tentang Virtual Office, selain itu kami juga dapat membantu Anda untuk pendirian badan hukum / badan usaha lainnya: PT, CV, dan jenis badan usaha lainnya, kami juga dapat membantu anda dalam pengurusan perizinan pada sistem OSS.

Segera hubungi kami:

Email : info@bizlaw.co.id

Whatsapp : (+62) 812 99215128