Virtual office adalah konsep bisnis di mana perusahaan atau individu dapat menggunakan layanan dan fasilitas yang disediakan oleh penyedia virtual office tanpa perlu memiliki kantor fisik yang sebenarnya. Dengan biaya yang lebih rendah dari sewa kantor berbentuk fisik. Sewa virtual office masih menjadi pilihan untuk mereka yang baru memulai usaha.
Seiring dengan semangat pemerintah dalam menumbuhkan iklim bisnis dan investasi di Indonesia, semakin marak pula perkembangan bisnis di Indonesia terlebih di Jakarta. Hal tersebut tampak dari semakin bertumbuhnya perusahaan-perusahaan baru yang didirikan. Terkait dengan pendirian Badan Usaha, para pelaku bisnis dihadapkan dengan banyak hal, salah satunya yaitu alamat perusahaan yang diperbolehkan sesuai dengan zona.
Pemerintah, khususnya DKI Jakarta, sesuai Peraturan Daerah Nomor 1 tahun 2014 menentukan area dan peruntukannya atau dikenal dengan istilah zonasi. Tentu saja hal ini menjadi pembatasan bagi pelaku usaha untuk mendirikan perusahaan di suatu wilayah tertentu di DKI Jakarta. Pada poin ini seolah Pemerintah ingin terus mendorong iklim bisnis dan investasi, namun disisi lain juga membatasi dengan adanya zonasi.
Oleh karenanya untuk mengatasi hal tersebut maka Pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai penggunaan virtual office sesuai dengan SE BTSP Provinsi DKI Jakarta No 06/SE/2016 tahun 2016. Pelaku bisnis dapat mendirikan perusahaannya dengan menggunakan alamat virtual office yang lokasinya sesuai dengan peraturan zona.
Di dalam Surat Edaran dinyatakan pula bahwa semenjak dikeluarkannya aturan tersebut, maka perusahaan sudah diperbolehkan untuk menggunakan virtual office sebagai alamat kantor. Terkait izin usaha lanjutan lainnya, juga sudah bisa didapatkan oleh perusahaan yang menggunakan virtual office sebagai alamat kantor. Untuk pengusaha penerbit faktur pajak (Pengusaha Kena Pajak), penggunaan virtual office diperbolehkan dengan syarat dan ketentuan tertentu.
Kelebihan Virtual Office
1. Menghemat biaya sewa kantor atau pembangunan gedung kantor.
2. Fleksibel dalam melakukan pekerjaan, baik dari waktu maupun tempat, dengan atau tanpa terhubung internet.
3. Dapat menjadi brand tersendiri bagi perusahaan karena dapat menyewa virtual office dengan lokasi yang strategis dengan harga terjangkau.
4. Beberapa Virtual Office memiliki fasilitas lengkap dengan harga terjangkau sehingga tidak hanya sewa alamat kantor yang sah, tetapi juga layanan yaitu surat-menyurat, resepsionis, nomor telepon kantor khusus, ruang meeting dan coworking.
Kekurangan Virtual Office
Beberapa Virtual Office hanya menyediakan alamat saja.
Memiliki kantor sendiri tentunya menjadi salah satu hal wajib bagi para pelaku usaha. Namun bagi pelaku usaha yang pekerjaannya tidak membutuhkan interaksi fisik, jadi berpikir dua kali untuk memiliki kantor. Namun, alamat kantor menjadi salah satu syarat untuk mengurus legalitas usaha. Virtual office menjadi pilihan. Virtual office sendiri merupakan sebuah kantor nonfisik yang digunakan oleh pelaku usaha berbasis online.
Biasanya pelaku usaha ini memiliki karyawan yang bekerja dari manapun dan hanya berkumpul secara virtual atau melalui internet. Namun sebagai pemilik usaha, berbagai legalitas tentu membutuhkan sebuah kantor fisik yang dapat digunakan sewaktu-waktu agar tetap presisi dan profesional.
Fungsi virtual office yakni sebagai alamat surat menyurat secara resmi sehingga dapat dijadikan sebagai lokasi domisili usaha secara resmi, memiliki nomor telepon bisnis, serta harganya lebih mudah dijangkau daripada membuat kantor usaha sendiri secara fisik. Virtual office ini dapat disewa untuk jangka waktu tertentu. Tentu akan sangat efisien dari segi biaya operasional usaha.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Virtual Office
Memilih virtual office tentu memiliki kesulitan tersendiri terutama pada kredibilitasnya. Untuk itu pada bagian ini akan dibahas mengenai hal yang perlu diperhatikan dalam memilih virtual office. Inilah kriterianya yaitu :
1. Memiliki Gedung atau Usaha Pengelolaan Virtual Office Secara Mandiri
Hal ini berkaitan dengan lokasi yang pasti dengan izin usaha yang jelas. Pada virtual office yang dikelola secara profesional, pemilihan lokasi tidak dipilih secara random. Namun memperhatikan peraturan suatu daerah mengenai tata letak wilayah. Lokasi virtual office akan berada di pusat perkantoran sehingga memiliki izin usaha maupun amdal yang sesuai. Memilih pengelola virtual office yang memperhatikan hal ini dapat menambah nilai profesionalitas usaha.
2. Lokasi Meeting non Virtual yang Mudah Dijangkau
Alih-alih hanya memiliki 1 kantor untuk mengcover seluruh penggunanya, memilih penyedia virtual office yang memiliki beberapa kantor yang tersebar di beberapa wilayah, sehingga meeting tetap bisa dilakukan pada lokasi kantor terdekat.
3. Perjanjian Tanda Tangan Digital
Sesuai dengan konsepnya yang membantu bisnis virtual, maka berbagai dokumen perjanjian tidak mengharuskan proses manual. Melainkan dapat menggunakan perjanjian secara digital yang sah secara hukum negara.
4. Kebijakan Administrasi yang Terorganisir Secara Profesional
Salah satu fungsi dari adanya virtual office adalah sebagai alamat surat menyurat. Pada penyedia virtual office secara profesional akan memiliki receptionist yang bertugas untuk menerima surat secara fisik dan mengirimkannya pada penyewa. Hal ini tentu akan sangat membantu urusan administrasi usaha sehingga tidak ada dokumen yang hilang ataupun tidak tersampaikan.
Syarat Sewa Virtual Office yang Perlu Diperhatikan
Proses pencarian lokasi yang tepat untuk virtual office pasti memakan waktu. Namun ada baiknya sebelum mencari berbagai opsi penyedia layanan, ada baiknya pemilik juga menyiapkan kelengkapan dokumen untuk mempercepat proses sewa. Meskipun saat mendatangi penyedia layanan akan diarahkan berbagai syaratnya. Menyiapkan berbagai dokumen tersebut akan lebih efektif dan efisien. Inilah beberapa opsi yang perlu disiapkan sebagai syarat sewa virtual office yaitu :
Bagi Pelaku Usaha yang Belum atau Sedang Proses Memiliki Akta Usaha yaitu :
1. KTP Pemilik atau Pelaksana Usaha
Digunakan untuk mengetahui penanggung jawab usaha. Dengan menyertakan KTP akan mem verifikasi legalitas kependudukan yang diakui negara.
2. NPWP Pemilik atau Pelaksana Usaha
Banyak pemilik usaha baru yang masih belum mengurus NPWP. Maka sebelum berangkat ke penyedia layanan, ada baiknya untuk mengurus NPWP supaya tidak terjadi pelanggaran hukum akibat penunggakan pajak. Karena setiap usaha yang dikerjakan tidak akan bisa dilepaskan dari kewajiban pajak.
3. Covernote Notaris
Covernote notaris merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh notaris untuk pemilik usaha yang belum atau sedang mengurus dokumen akta usaha. Dokumen ini dibutuhkan untuk menerangkan bahwa pemilik usaha benar-benar memiliki usaha yang legal dan dijamin oleh hukum yang berlaku. Bagi penyedia layanan tentu akan lebih aman dan yakin dalam menerima pemilik usaha untuk dapat menggunakan virtual office-nya.
Bagi Pelaku Usaha yang Sudah Memiliki Akta Usaha yaitu :
1. KTP CEO atau direktur untuk memverifikasi data kependudukan yang ada.
2. NPWP CEO atau direktur NPWP (untuk meminimalisir terjadinya kegiatan yang melanggar hukum akibat menghindari pajak)
3. Akta usaha dan SK Menteri
Perusahaan yang telah memiliki akta usaha hingga SK menteri, akan lebih mempermudah proses sewa virtual office karena legalitas usahanya sudah diurus secara jelas. Hal ini juga berlaku bagi pembaruan dokumen. Selain ketiga syarat yang harus sangat diperhatikan tersebut, pada beberapa penyedia jasa juga memerlukan data lain seperti nomor handphone atau telepon, alamat e-mail hingga data komisaris jika usaha tersebut merupakan anak cabang. Dengan mempersiapkan data ini dengan baik, niscaya urusan sewa menyewa virtual account ini akan lebih mudah.
Syarat Penting dalam Menyewa Virtual Office
Di era digital yang terus berkembang, banyak perusahaan dan individu yang mencari solusi fleksibel untuk kebutuhan perkantoran mereka. Salah satu solusi yang semakin populer adalah menyewa virtual office. Virtual office memungkinkan perusahaan atau individu untuk memiliki alamat bisnis bergengsi dan fasilitas perkantoran tanpa harus benar-benar menyewa ruang fisik secara penuh. Namun, sebelum Anda memutuskan untuk menyewa virtual office, ada beberapa syarat penting yang perlu dipertimbangkan antara lain yaitu :
1. Pemilihan Lokasi yang Strategis: yaitu Salah satu manfaat utama dari virtual office adalah alamat bisnis yang menarik dan profesional. Pemilihan lokasi yang strategis adalah kunci dalam menciptakan kesan yang baik bagi mitra bisnis dan klien. Pastikan alamat virtual office yang Anda pilih terletak di lokasi yang prestisius dan mudah diakses.
2. Layanan Penerimaan Surat dan Panggilan: yaitu Layanan penerimaan surat dan panggilan adalah fitur penting dalam virtual office. Pastikan penyedia virtual office menawarkan layanan ini dengan baik. Anda harus dapat menerima surat dan paket yang dikirimkan ke alamat virtual Anda, serta meneruskan panggilan telepon ke nomor yang Anda tentukan.
3. Ruang Rapat dan Konferensi: yaitu Jika Anda membutuhkan akses ke ruang rapat atau konferensi, pastikan bahwa virtual office yang Anda pilih menyediakan fasilitas ini. Ruang rapat yang nyaman dan dilengkapi dengan peralatan presentasi dapat membantu Anda menjalankan pertemuan bisnis dengan lancar.
4. Dukungan Teknologi dan Infrastruktur: yaitu Pastikan virtual office dilengkapi dengan dukungan teknologi yang memadai, seperti akses internet yang cepat dan peralatan komunikasi modern. Ini penting untuk menjalankan aktivitas bisnis, terutama jika Anda berencana untuk mengadakan pertemuan atau presentasi virtual.
5. Fleksibilitas Kontrak: yaitu Perhatikan syarat kontrak penyewaan virtual office. Pastikan Anda memahami persyaratan pembayaran, durasi kontrak, dan kemungkinan perpanjangan kontrak jika diperlukan. Fleksibilitas dalam hal ini sangat penting karena bisnis dapat berkembang atau berubah seiring waktu.
6. Biaya dan Rincian Layanan: yaitu Jangan lupa untuk memahami dengan jelas biaya yang terkait dengan penyewaan virtual office. Ada biaya tetap bulanan atau tahunan yang biasanya mencakup layanan tertentu. Pastikan Anda memahami rincian layanan yang termasuk dalam biaya tersebut.
7. Legalitas dan Izin: yaitu Pastikan penyedia virtual office memiliki izin dan legalitas yang diperlukan untuk beroperasi di lokasi tersebut. Anda tidak ingin menghadapi masalah hukum atau administratif karena menggunakan alamat yang tidak sah.
8. Reputasi Penyedia Virtual Office: yaitu Lakukan riset tentang penyedia virtual office yang Anda pertimbangkan. Tinjaulah ulasan pelanggan sebelumnya dan reputasi mereka dalam menyediakan layanan. Pilihlah penyedia yang dihormati dan memiliki rekam jejak yang baik.
Menyewa virtual office bisa menjadi solusi yang efektif untuk kebutuhan perkantoran Anda. Namun, sebelum Anda mengambil keputusan, penting untuk mempertimbangkan dengan matang semua syarat yang terkait. Memilih virtual office yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda akan membantu meningkatkan efisiensi operasional dan kesan profesional bagi para mitra bisnis Anda.
Persyaratan untuk menyewa virtual office bisa berbeda-beda tergantung pada penyedia layanan virtual office dan negara tempat berada. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa syarat umum yang mungkin diperlukan antara lain :
Identifikasi dan Verifikasi
Mungkin perlu menyediakan identifikasi pribadi, seperti salinan paspor atau kartu identitas nasional, untuk proses verifikasi yaitu antara lain :
- Dokumen Bisnis: yaitu Jika Anda mewakili perusahaan, Anda mungkin diminta untuk menyediakan dokumen bisnis, seperti surat perjanjian pendirian perusahaan atau dokumen lain yang menunjukkan legalitas perusahaan.
- Alasan Penggunaan: yaitu Beberapa penyedia virtual office mungkin meminta Anda untuk menjelaskan alasan mengapa Anda ingin menyewa virtual office dan bagaimana Anda berencana menggunakannya.
- Perjanjian Sewa: yaitu Anda akan diminta untuk menandatangani perjanjian sewa atau kontrak dengan penyedia virtual office. Perhatikan dengan seksama syarat-syarat dalam perjanjian ini sebelum menandatanganinya.
- Pembayaran: yaitu Anda perlu membayar biaya sewa virtual office sesuai dengan paket atau layanan yang Anda pilih. Biasanya, ini melibatkan pembayaran bulanan atau tahunan.
- Informasi Kontak: yaitu Anda mungkin diminta untuk memberikan informasi kontak yang valid, seperti alamat email dan nomor telepon, agar penyedia virtual office dapat menghubungi Anda.
- Pajak dan Hukum: yaitu Terkadang, penyedia virtual office dapat memerlukan informasi tentang status pajak dan kepatuhan hukum Anda.
- Pemahaman Aturan Penggunaan: yaitu Anda perlu memahami dan setuju untuk mematuhi aturan penggunaan fasilitas virtual office yang diberikan oleh penyedia. Ini termasuk pembatasan penggunaan, jam operasional, dan lain-lain.
- Durasi Sewa: yaitu Tentukan berapa lama Anda berencana menggunakan layanan virtual office. Beberapa penyedia mungkin memiliki persyaratan minimum waktu sewa.
- Pembatalan Kontrak: yaitu Pastikan Anda memahami bagaimana proses pembatalan kontrak jika Anda tidak lagi memerlukan layanan virtual office.
Virtual office adalah konsep bisnis di mana perusahaan atau individu dapat menggunakan layanan dan fasilitas yang disediakan oleh penyedia virtual office tanpa perlu memiliki kantor fisik yang sebenarnya. Ini memungkinkan bisnis atau individu untuk memiliki alamat bisnis yang prestisius, nomor telepon, layanan penerimaan surat, dan layanan administratif lainnya tanpa harus menyewa atau memiliki ruang kantor fisik.
Layanan Umum dalam Virtual Office
- Alamat Bisnis: yaitu Anda dapat menggunakan alamat yang disediakan oleh penyedia virtual office sebagai alamat bisnis Anda. Ini menciptakan kesan profesional dan terpercaya bagi klien dan mitra.
- Nomor Telepon: yaitu Anda bisa memiliki nomor telepon yang terhubung dengan alamat virtual office. Layanan ini sering mencakup fitur seperti penerimaan panggilan dan penyampaian pesan kepada Anda.
- Layanan Surat: yaitu Penyedia virtual office akan menerima surat dan paket untuk Anda. Anda bisa mengambilnya langsung atau meminta pengiriman.
- Penggunaan Ruang Rapat: yaitu Beberapa penyedia juga menawarkan akses terbatas ke ruang rapat atau fasilitas konferensi, yang bisa Anda gunakan untuk pertemuan atau presentasi.
- Dukungan Administratif: yaitu Beberapa paket virtual office termasuk dukungan administratif seperti layanan pencetakan, fotokopi, dan pengelolaan agenda.
- Layanan Online: yaitu Penyedia virtual office biasanya menyediakan platform online di mana Anda dapat mengatur layanan, memeriksa surat masuk, dan mengelola janji temu.
Keuntungan virtual office meliputi fleksibilitas, biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan sewa kantor fisik, dan kesempatan untuk memiliki kehadiran bisnis yang kuat tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk fasilitas fisik. Ini sangat cocok untuk perusahaan kecil, startup, atau individu yang bekerja jarak jauh. Namun, perlu diingat bahwa setiap penyedia virtual office memiliki paket layanan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami secara rinci apa yang termasuk dalam paket virtual office yang dipilih sebelum mengambil keputusan.
Hubungi kami apabila Anda memiliki banyak pertanyaan mengenai Penyewaan Virtual Office, selain itu kami juga dapat membantu Anda untuk pendirian badan hukum / badan usaha lainnya: PT, CV, dan jenis badan usaha lainnya, kami juga dapat membantu anda dalam pengurusan perizinan pada sistem OSS.
Segera hubungi kami:
Email : info@bizlaw.co.id
Whatsapp : (+62) 812 99215128