Kehati-hatian bertindak seorang Pejabat Notaris khususnya dalam hal pembuatan akta otentik sebenarnya telah diatur sedemikian rupa tentang bagaimana prosedur-prosedur yang harus dilakukan oleh seorang Pejabat Notaris, sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris. Sebagai contoh dalam hal terjadi kesilapan atau kelalaian karena kurang teliti dalam mengetik kalimat pada akta sehingga berakibat kesalahan pengetikan dan kurang pengetikan atau kelebihan pengetikan yang mengakibatkan makna dari kalimat tersebut berubah dari yang sebenarnya, maka dalam hal demikian Undang-undang Jabatan Notaris mengatur mengenai pembetulan sehingga akta tersebut tetap menjadi akta yang sifatnya notaril dan tetap sah bukti tertulis yang sifatnya otentik.
Pembetulan pada akta dapat dilakukan dengan melakukan perubahan. Perubahan yang diatur Pasal 48 UUJN merupakan suatu Renvoi. Ketentuan ini meminta kepada Notaris untuk jangan sampai salah atau membuat kesalahan dalam membuat awal dan akhir akta, kecuali isi akta karena jika terjadi kesalahan dapat dirubah.
Dalam praktik Notaris, kesalahan ketik dapat saja terjadi dan diketahui ketika saat sedang dibacakan. Kesalahan pengetikan atau merubah isi akta menurut Pasal 48 dapat dirubah dengan melakukan prosedur yang dinamakan renvoi tentu saja dalam hal ini harus diketahui dan ditandatangani atau diparaf oleh para pihak. Apabila penghadap sudah tidak ada dihadapan Notaris maka Notaris harus menghubungi para penghadap lagi untuk membuat perbaikan akta (bukan perubahan). Perbaikan tersebut dilakukan dengan membuat Berita Acara dan memberikan catatan tentang hal tersebut pada minuta Akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor Akta berita acara pembetulan dan berita acara pembetulan tersebut disampaikan kepada para pihak.
Pada dasarnya, kita tahu bahwa minuta akta yang telah jadi dan dibacakan serta telah ditandatangani oleh para pihak menurut ketentuan UUJN, terhadap isi Akta dilarang untuk diubah dengan:
- Diganti;
- Ditambah;
- Disisipkan;
- Dihapus; dan/ atau
- Ditindih.
Maka dari itu, diberikan kelonggaran untuk melakukan penggantian isi dari akta dengan melakukan renvoi. Adanya atau tidaknya renvoi dalam suatu akta, pada akhirnya penjelasan mengenai renvoi akan ditulis dan diterangkan pada akhir akta atau penutup akta. Seperti yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya tentang penutup akta.
Lalu apa itu renvoi?
Salah Ketik dalam Akta
Dalam praktiknya dilapangan khususnya dalam proses pembuatan akta Notaris tidak luput dari kesalahan, kesalahan yang lazim terjadi salah satunya adalah kesalahan pengetikan. Bila dikaji lebih jauh pembuatan akta dalam praktiknya dapat dirangkum dalam 2 proses yaitu:
- Proses pra penandatangan
- Proses penandatanganan
Perubahan seperti pergantian, penambahan, pencoretan, penyisipan, penghapusan atau ditindih dapat dilakukan. UUJN tidak memaksakan suatu perbuatan merubah isi akta secara langsung, akan tetapi didalam Pasal 48 ayat (3) menjelaskan jika perubahan secara langsung akan menyebabkan kekuatan pembuktian yang tadinya kekuatan pembuktiannya adalah autentik maka pelanggaran perubahan dengan mengganti isi akta secara langsung menyebabkan kekuatan pembuktian menjadi akta dibawah tangan.
Oleh sebab itu, UUJN sudah mengantisipasi hal seperti terjadinya kesalahan pengetikan dan lain sebagainya akibat kekurang telitian Notaris dalam membuat akta yaitu dengan aturan yang yang sering disebut dengan Renvoi.
Penjabaran secara garis besar terhadap tata cara melakukan renvoi sesuai UUJN Pasal 50, yaitu:
- Jika didalam Akta perlu dilakukan pencoretan kata, huruf, atau angka, pencoretan dapat dilakukan sedemikan rupa sehingga tetap dapat dibaca sesuai dengan yang tercantum semula dan jumlah kata, huruf atau angka yang dicoret dinyatakan pada sisi kiri Akta.
- Pencoretan dinyatakan sah setelah diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi dan Notaris.
- Pada penutup setiap Akta dinyatakan tentang adaatau tidaknya perubahan atas pencoretan.
Pasal 51 UUJN memberikan kewenangan kepada Notaris untuk membetulkan kesalahan tulis atau kesalahan ketik yang terdapat dalam Minuta akta yang telah ditandatangani. Pembetulan tersebut dilakukan di hadapan penghadap, saksi dan Notaris dengan cara Notaris membuat Berita Acara dan dicatatkan pada Minuta akta atas hal tersebut, kemudian salinan Berita Acara tersebut wajib disampaikan kepada para pihak (penghadap) yang namanya tersebut dalam akta.
Kewenangan tersebut dilakukan oleh Notaris dibatasi untuk 2 (dua) hal saja karena, kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik. Pembetulan dapat dilakukan selama sepanjang tidak merubah substansi kata atau kalimat atau maksud dan tujuan para pihak yang tersebut dalam akta.
Orientasi dari Pasal 51 UUJN atas kewenangan Notaris membuat Berita Acara sebagai bentuk dari pembetulan yang baru dilakukan setelah dikeluarkan salinan akta, adalah terhadap salinan pada tahapan yang sudah dikeluarkan (sudah ditandatangani Notaris) dan sudah sampai ke tangan Penghadap. Jadi, dengan kata lain, pembetulan dengan Berita Acara tidak diatur atau tidak dilindungi oleh UUJN terhadap minuta akta yang telah ditandatangani, tetapi masih dalam tahap pengeluaran salinan, dan/atau salinan yang sudah selesai, namun belum diserahkan kepada penghadap yang bersangkutan.
Renvoi Pada Minuta Akta
Misalkan terdapat kesalahan pengetikan pada saat membuat minuta akta, dan baru diketahui pada saat pembacaan akta Notaris dihadapan para pihak yang hadir pada saat itu juga. Kemudian setelah Notaris pada saat yang bersamaan setelah akta sepenuhnya dibacakan dan segera ditandatangani oleh para pihak maka pada saat yang bersamaan juga renvoi akan segera dibuat dengan diketik menggunakan mesin tik atau printer dengan menambahkan tulisan seperti yang tersebut diatas yakni disamping kiri atas dan memberikan tanda juga pada isi akta yang hendak direnvoi misalnya adalah penulisan kata “katamsi” maka karena kata “katamsi” yang hendak direnvoi maka kata “katamsi” dicoret dengan menggunakan pena kemudian diberi tanda, tanda dapat berupa tanda apapun, kemudian disamping kiri sejajar ditulis perbaikannya yakni menjadi “katamso” dan juga diberikan tanda yang sama dengan tanda yang ditandai pada penulisan “katamsi” .
Pada bagian bawah diberikan garis dan ditulis “Sah coretan dengan gantian”. Bahasa atau kalimat “Sah coretan dengan gantian” pada masing-masing Notaris berbeda-beda ada yang menjabarkan juga sah coretan satu (1) kata dengan (1) kata, hal ini tidak menjadi persoalan yang signifikan tergantung dari cara masing-masing Notaris, dan yang perlu diperhatikan dalam renvoi ini adalah harus terdapat paraf dari para pihak, yang menandakan bahwa para pihak menyetujui, melihat dan menyaksikan bahwa benar telah terjadi renvoi pada isi akta pada saat pembacaan kepada para pihak yang hadir pada saat itu juga. Pada akhir penutup dalam minuta akta akan ditulis dengan kalimat: “Dibuat dengan memakai 1 (satu) perubahan yakni karena coretan dengan gantian.”
Renvoi Pada Salinan Akta
Berbeda halnya dengan renvoi pada salinan akta, sebab pada dasarnya sangat jarang sekali ditemukan salinan akta dilakukan renvoi. Karena setiap Notaris sebelum mengeluarkan salinan akta sudah terlebih dahulu mengecek secara rinci dan teliti, apabila ada renvoi pada minuta akta dan dengan segera melakukan renvoi pada minuta akta, sedangkan nantinya pada salinan akta yang dikeluarkan oleh Notaris sudah tidak ada lagi tulisan renvoi disebelah kiri seperti pada halnya di minuta akta melainkan hanya pada bagian penutup akta tetap ditulis “dibuat dengan memakai 1 (satu) perubahan,yakni karena coretan dengan gantian, Dikeluarkan Sebagai Salinan Yang Sama Bunyinya”.
Hubungi Kami
Masih punya pertanyaan terkait akta ataupun langsung mau konsultasi perihal tindakan hukum seperti pembuatan akta pendirian, jual beli saham, pergantian direksi dan hal-hal terkait yang membutuhkan jasa Notaris serta dokumen-dokumen yang harus disiapkan? Tanyakan saja dengan Bizlaw!
Mau membuat Akta Pendirian? Atau sedang melakuan pendirian perusahaan tapi belum melakukan pembuatan aktanya bahkan tidak tahu apa yang harus disiapkan? Bizlaw terbuka untuk memberikan pelayanan hukum terkait. Bahkan Bizlaw bisa menyediakan jasa notaris untuk melakukan pembuatan akta, sertifikat, dan perjanjian untuk kalian. Selain itu, penyelesaian masalah hukum lainnya juga Bizlaw punya solusinya! Ditambah Bizlaw juga bisa mengurus perpajakan dan pembayaran-pembayaran lainnya! Hubungi kontak kami: info@bizlaw.co.id atau 0811-9298-182 atau mengenai informasi ter-update di Instagram kami @bizlaw.co.id.