Mengenal Perbedaan Virtual Office dan Kantor Konvensional
Perkembangan yang terjadi di dunia usaha sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terjadi menyebabkan dunia menjadi tanpa batas atau borderless, contohnya adalah internet. Internet telah menjadi suatu media informasi dan komunikasi yang dimanfaatkan untuk berbagai kegiatan, antara lain informasi, mengirim pesan, dan termasuk perdagangan. Kegiatan perdagangan dengan memanfaatkan media internet dikenal dengan istilah electronic commerce, atau disingkat e–commerce.
Pada dasarnya, mayoritas kantor di Indonesia menggunakan layanan serviced office atau bisa juga disebut private office yang berarti memiliki ruangan atau tempat kerja secara fisik. Setiap hari, Anda akan datang ke kantor dan bekerja di tempat tersebut hingga jam kerja berakhir. Bagi sebagian pemilik usaha, memiliki ruang kerja sendiri akan membuat proses operasional pekerjaan sehari-hari menjadi lebih lancar. Kinerja karyawan pun bisa dipantau.
Sekarang bukan saatnya lagi para pengusaha pusing memikirkan biaya pembangunan kantor konvensional tersebut. Di era digitalisasi media seperti ini, banyak penyedia jasa pembuatan kantor maya atau virtual office di Indonesia. Virtual office hadir sebagai alternatif untuk menekan biaya operasional kantor. Karena kebutuhan masyarakat akan lahan pemukiman semakin tinggi, harga tanah bahkan harga sewa bangunan juga turut melambung.
Hadirnya virual office ini lebih prestisius daripada kantor konvensional. Dasar perbedaan dari kantor konvensional dan virtual office adalah di fisik kantor, namun apakah Teman Bizlaw tahu sebenarnya perbedaan dari keduanya secara detail itu seperti apa?
Nah, buat Teman Bizlaw yang tertarik untuk menggunakan virtual office, yuk simak dulu apa itu virtual office dan perbedaannya dengan kantor konvensional!
Apa Itu Virtual office?
Kantor Virtual atau Virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis professional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomatisasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Obyek dari Virtual office adalah suatu “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana pihak yang menyewakan jasa tersebut menyediakan alamat kantor yang di mana alamat tersebut dapat digunakan oleh pihak yang menggunakan jasa tersebut untuk keperluan atau kepentingan perusahaan yang menggunakan jasa Virtual office.
Di Indonesia, belum ada peraturan khusus yang mengatur mengenai Kantor Maya atau Virtual office. Virtual office merupakan suatu kegiatan sewamenyewa, maka segala hal yang berhubungan dalam proses perjanjian sewa-menyewa tersebut tunduk kepada Kitab UndangUndang Hukum Perdata. Seperti, syarat sah perjanjian tetap mengacu kepada Pasal 1320 KUHPerdata dan sewa menyewa diatur didalam BAB VII Buku III KUH Perdata (Pasal 1548-1600).
Virtual office merupakan kegiatan sewa-menyewa kantor yang dilakukan oleh pihak penyedia jasa virtual office dan pihak penyewa jasa virtual office . Kegiatan transaksi virtual office merupakan bentuk kegiatan perdata yang didasari pada suatu perjanjian.
Jika ditinjau dari sisi lain, Virtual office merupakan kegiatan transaksi dilakukan melalui internet dan transaksi yang dilakukan melalui media elektronik dan/atau internet termasuk dalam e-commerce, maka dalam prosesnya, Virtual office tunduk kepada UndangUndang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Teknologi Elektronik. Pasal yang terkait adalah Pasal 1 angka 6a, yang menjelaskan mengenai penyelenggaraan sistem elektronik.
Dalam hal ini penyelenggara sistem elektronik adalah penyewa Virtual office dan penyedia jasa Virtual office. Pasal 5 mengatur mengenai informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang kemudian dapat dijadikan alat bukti hukum yang sah. Selanjutnya, Pasal 9 yang menjelaskan bahwa pelaku usaha yang menawarkan produk melalui Sistem Elektronik harus menyediakan informasi yang lengkap dan benar berkaitan dengan syarat kontrak, produsen dan produk yang ditawarkan.
Hak dan Kewajiban dari pihak penyewa dan pemberi sewa dalam posisinya sebagai konsumen dan pelaku usaha diatur dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen. Misalnya, Pasal 4 dan 5 Undang-Undang Perlindungan Konsumen mengatur mengenai hak dan kewajiban penyewa Virtual office sebagai konsumen dan Pasal 6 dan 7 mengatur hak dan kewajiban si pemberi sewa Virtual office sebagai pelaku usaha.
Bagaimana Perbedaannya dengan Kantor Konvensional?
Seperti yang sudah kita bahas di atas, pastinya kalau kantor konvensional, pengusaha akan memiliki gedung atau ruangan kantor sendiri (pribadi) di suatu tempat atau jika pengusaha memiliki biaya yang cukup barulah bisa memiliki kantor cabang di tempat lain. Sedangkan kalau virtual office, akan lebih fleksibel karena pengusaha bisa melakukan perpindahan tempat apabila masa sewa virtual office nya telah habis. Hal ini mendukung, perbedaan virtual office dengan kantor konvensional dalam pengeluaran biayanya. Virtual office lebih hemat biaya, karena untuk membangun sebuah gedung kantor membutuhkan biaya yang banyak. Dengan menggunakan Virtual office, perusahaan pun dapat menghemat biaya operasional.
Meski sama-sama berstatus sebagai lokasi tempat usaha yang sah menurut hukum dan negara, kantor virtual dan serviced office ternyata memiliki perbedaan dalam segi legalitas atau keabsahannya. Perbedaan ini antara lain mencakup:
- Batasan Bidang Usaha
Tidak semua jenis usaha bisa memanfaatkan layanan kantor virtual sebagai lokasi usaha. Jenis perusahaan seperti perusahaan pariwisata, e-commerce, konstruksi, dan properti adalah beberapa di antaranya yang mengharuskan adanya kantor fisik atau serviced office, berikut adalah riciannya:
- E-Commerce; Bidang usaha satu ini sedang amat naik daun di Indonesia. Lantas demi menghindari penipuan yang juga semakin marak menyusul ketenaran bisnis online, pemerintah akhirnya memutuskan bahwa semua bidang usaha e-commerce tidak boleh menggunakan virtual office.
- Properti; Usaha properti seperti real estate tentu membutuhkan modal yang tidak sedikit serta tempat untuk menjalankan bisnisnya. Aktivitas jual-beli properti seperti apartemen, real estate, atau penyewaan gedung akan memakan biaya dalam jumlah besar. Dengan demikian, usaha properti tidak dapat didirikan hanya dengan virtual office.
- Transportasi; Usaha di bidang transportasi harus memiliki lokasi perusahaan yang jelas dan nyata. Hal ini karena usaha di bidang transportasi berkaitan dengan wakil kepentingan pemilik barang dalam hal penerimaan dan pengiriman barang. Oleh karena itu, bidang usaha ini tidak dapat menggunakan virtual office untuk menjalankan kegiatan usahanya.
- Perusahaan Konstruksi; Bidang usaha konstruksi termasuk dalam industri skala besar, karena modal yang dibutuhkan untuk mendirikan perusahaan ini pastinya tidak sedikit. Pun, perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi biasanya memiliki alat-alat berat yang menunjang operasional ketika dibutuhkan. Pastinya, diperlukan ruangan khusus untuk menyimpan segala peralatan ini. Oleh karena itulah perusahaan konstruksi tidak diperbolehkan menggunakan.
- Pariwisata; Sama halnya dengan usaha jasa konstruksi, usaha di sektor pariwisata juga mensyaratkan izin khusus yaitu Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP). Berdasarkan peraturan Menteri pariwisata terbaru tentang penerbitan TDUP (Permenpar 10/2018), lokasi usaha pariwisata merupakan salah satu hal yang menjadi syarat mutlak penerbitan TDUP.
- Pembuatan Perizinan Khusus
Legalitas selanjutnya adalah perihal pembuatan perizinan khusus. Pada dasarnya, dokumen sah perusahaan mencakup NPWP perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), akta perusahaan, dan Surat Keputusan dari Kementerian Hukum dan HAM.
- Pendirian Perusahaan
Perbedaan antara kantor virtual dan serviced office bisa terlihat jelas ketika Anda hendak mendirikan perusahaan Penanaman Modal Asing atau PMA. Virtual office di Jakarta tidak bisa Anda gunakan untuk membuat perusahaan PMA, karena pemerintah setempat mengeluarkan aturan bahwa semua badan usaha yang dimiliki oleh satu atau beberapa investor asing harus mempunyai kantor fisik di wilayah Indonesia untuk tujuan representatif.
Hubungi Kami
Aman banget kan pakai virtual office, selain memudahkan, juga sudah diatur dalam peraturan sehingga gak perlu khawatir untuk menggunakan virtual office!
Jangan lupa juga, Untuk wilayah DKI Jakarta, khususnya Jakarta Selatan, Bizlaw memiliki virtual office yang sangat memadai loh! Virtual office Bizlaw berada di kawasan Kemang, Jakarta Selatan, jadi lokasinya sangat strategis nih buat Teman Bizlaw yang mau menyewa virtual office!
Gimana sih caranya?
Bagi Teman Bizlaw yang masih ragu/ galau/ penasaran, yuk langsung konsultasikan ke Bizlaw! Tidak hanya konsultasi saja, Bizlaw bisa memberikan arahan dan membantu dalam penanganan serta memberikan virtual office ke kalian!
Ingin tahu lebih lanjut virtual office yang disediakan Bizlaw? Yang pastinya berlokasi di area yang strategis kok Teman Bizlaw!
Segera hubungi kami disini:
info@bizlaw.co.id atau 0812-9921-5128 atau bisa tanya-tanya di Instagram kami @bizlaw.co.id.
Terima kasih atas informasinya. Tidak hanya Virtual Reality, Metaverse, Augmented Reality Jakarta bahkan di Indonesia merupakan salah satu teknologi yang berkembang semakin pesat dan diharapkan memudahkan kegiatan sehari-hari.