Beberapa dari kita mungkin masih banyak yang belum mengetahui apa itu Notaris Pengganti, bagaimana dengan kewajiban dan kewenangan saat menjadi Notaris Pengganti, dan juga bagaimana syarat untuk menjadi Notaris Pengganti serta tanggung jawab terhadap akta yang akan dibuatnya.
Sebelumnya, perlu kita ketahui terlebih dahulu pengertian dari notaris itu sendiri. Merujuk pada Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 (UU 2/2014) didefinisikan sebagai berikut :
“Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya.”
Sementara itu UU Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 (UU 2/2014) juga mendifinisikan tentang Pejabat Sementara Notaris dan Notaris Pengganti. Menurut Pasal 1 angka 3 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, Notaris Pengganti didefinisikan sebagai berikut :
“Notaris Pengganti adalah seorang yang untuk sementara diangkat sebagai Notaris untuk menggantikan Notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai Notaris.”
Kehadiran notaris pengganti dalam lembaga kenotariatan sangat membantu notaris-notaris di Indonesia dalam menjalankan kewenangannya sebagai pejabat pembuat akta.
Tidak hanya notaris saja yang merasa dibantu, tetapi juga masyarakat, karena kegiatan yang berkaitan dengan akta atau hal lainnya tidak terganggu pada saat seorang notaris berhalangan untuk menjalankan tugas dan kewenangannya.
Menurut Pasal 25 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, bahwa Notaris mempunyai hak cuti.
Cuti Notaris ini dapat diambil setelah Notaris menjalankan jabatannya selama 2 (dua) tahun. Hal ini diatur dalam Pasal 25 ayat (2). Maka dari itu, selama menjalankan cutinya, Notaris wajib menunjuk seorang Notaris Pengganti.
Syarat Menjadi Notaris Pengganti
Notaris Pengganti merupakan seorang yang untuk sementara diangkat sebagai Notaris untuk menggantikan Notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai Notaris.
Syarat untuk dapat diangkat menjadi Notaris Pengganti adalah sebagaimana ditentukan dalam Pasal 33 Undang-Undang Jabatan Notaris sebagai berikut :
- Syarat untuk dapat diangkat menjadi notaris pengganti dan pejabat sementara notaris adalah warga negara Indonesia yang berijazah Sarjana Hukum dan telah bekerja sebagai karyawan kantor Notaris paling sedikit 2 (dua) tahun berturut-turut.
- Ketentuan yang berlaku bagi notaris sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17 berlaku bagi Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris, kecuali undang-undang menentukan lain.
Tugas dan Kewajiban Notaris Pengganti
Didalam melaksanakan tugas dan jabatannya notaris pengganti mempunyai kewajiban dan kewenangan yang sama dengan notaris yang digantikannya. Hanya ada perbedaan sedikit, ialah di dalam bagian apa yang dinamakan comparitie (komparisi) dari akte yang dibuat oleh Notaris Pengganti harus disebut pembesar yang mengangkatnya beserta tanggal dan nomor Surat Keputusan yang menunjuknya.
Tanggungjawab yang diberikan terhadap Notaris berlaku sama dengan Notaris Pengganti.
Pemberian dasar dari pertanggungjawaban Notaris Pengganti karena adanya kewenangan oleh Notaris yang digantikannya untuk melakukan cuti dan menunjuk atau mengusulkan Notaris Pengganti untuk menggantikan sementara waktu cuti Notaris tersebut.
Maka pada saat itu Notaris Pengganti menggantikan posisi dan semua tugas yang dilakukan oleh Notaris yang digantikannya, dan tanggungjawab hukumnya sama dengan Notaris yang digantikannya.
Notaris berkewajiban dan bertanggungjawab terutama atas pembuatan akta otentik yang telah dipercayakan kepadanya, meyimpan minuta aktanya termasuk semua Protokol Notaris dan memberi grosse, salinan dan kutipan akta.
Dalam hal ini Notaris sebagai penyimpan protokol.
Sesuai dengan Pasal 54 UUJN, Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi grosse akta, salinan akta atau kutipan akta kepada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
Merujuk pada pembahasan mengenai pertanggungjawaban atas protokol notaris maka setelah berakhir dalam menjalankan tugas jabatannya, dikaitkan dengan pasal 65 Undang-Undang Jabatan Notaris :
“Notaris, Notaris Pengganti, Notaris Pengganti Khusus, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris.”
Berdasarkan pasal tersebut apabila Notaris Pengganti telah menyelesaikan tugasnya dalam menjalankan jabatannya, maka Notaris Pengganti berkewajiban untuk menyerahkan kembali Protokol Notaris, dimana didalam pengembalian Protokol Notaris tersebut terdapat produk akta yang dibuat oleh Notaris Pengganti.
Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Protokol Notaris menurut Pasal 62 Undang-Undang Jabatan Notaris :
- Minuta Akta;
- Buku daftar akta atau repertorium;
- Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar;
- Buku daftar nama penghadap atau klapper;
- Buku daftar protes;
- Buku daftar wasiat; dan
- Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kewenangan Notaris Pengganti
Kewenangan notaris pengganti merupakan kewenangan delegasi, yaitu wewenang yang bersumber dari pelimpahan suatu organ pemerintahan kepada organ lain dengan dasar peraturan perundang-undangan. Prosedur pelimpahan delegasi dari suatu organ pemerintahan kepada organ lain dengan peraturan perundang-undangan.
Tanggung jawab jabatan dan tanggung gugat beralih kepada penerima delegasi, dan pemberi delegasi tidak dapat menggunakan wewenang itu lagi kecuali setelah ada pencabutan dengan berpegang pada asas “contraries actus”.
Tanggung jawab notaris pengganti atas akta yang dibuatnya setelah selesai masa jabatan ataupun masih menjabat sebagai notaris pengganti, sepenuhnya berada pada notaris pengganti, karena notaris pengganti ialah pejabat yang mandiri.
Terkait dengan teori tanggung jawab, bahwa pertanggungjawaban yang dilakukan oleh notaris pengganti merupakan akibat pelaksanaan tugas dan jabatannya.
Tanggung jawab yang digunakan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris adalah tanggung jawab berdasarkan kesalahan, sehingga notaris pengganti dapat dimintakan pertanggungjawaban, jika terdapat unsur kesalahan yang dilakukan.
Prosedur Pengangkatan Notaris Pengganti
Dalam melaksanakan jabatannya seorang Notaris Pengganti terlebih dahulu dilantik oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia yang kemudian diwakili oleh Kantor Wilayah dari setiap masing-masing daerah.
Ketika Notaris Pengganti melaksanakan tugas jabatannya maka harus berpedoman pada Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris dan undang-undang lainnya yang terkait agar tidak terjadi kesalahan.
Baca juga: Tanggung Jawab Notaris dalam RUPS
Hubungi kami
Masih punya pertanyaan terkait notaris dan produk-produk hukum lainnya? Bizlaw memiliki jasa notaris yang dapat membantu kalian!
Mau bikin Akta atau perjanjian? Atau ada dokumen yang butuh disahkan notaris? Hubungi kami melalui 0811-9298-182 atau info@bizlaw.co.id, datang ke kantor kami juga bisa, di Kemang Point Lantai 3 Unit III. 03, Jalan Kemang Raya Nomor 3, Bangka, Kemang, Jakarta Selatan!