Banyak kantor tidak lagi menyediakan bangunan fisik. Melainkan hanya melalui virtual office. Banyak fasilitas virtual office yang bisa Anda nikmati. Pola kerja tidak lagi mengharuskan karyawan hadir di tempat kerja yang menjemukan. Salah satu yang kini populer adalah konsep virtual office. Istilah virtual office dikenal sejak dunia digital melesat dengan berkembang pesatnya internet. Ditambah, Facebook mengumumkan terkait dunia virtual dengan nama Metaverse, membuat virtual office kembali ramai diperbincangkan.
Dengan menggunakan konsep virtual office, perusahaan dapat menghemat biaya yang terkait dengan sewa kantor fisik, peralatan, listrik, dan perawatan gedung. Ini juga memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk bekerja dari berbagai lokasi, yang dapat meningkatkan produktivitas dan keseimbangan kerja-kehidupan. Selain itu, virtual office memungkinkan bisnis untuk memiliki kehadiran di lokasi strategis tanpa harus berinvestasi dalam properti fisik.
Jika melihat di kota-kota besar, virtual office boleh dibilang menjadi sesuatu yang lumrah. Bahkan, beberapa di antaranya adalah perusahaan startup. Yang menarik adalah terkadang dengan hadirnya virtual office, mereka hanya mengenal sebatas nama atau obrolan via gawai. Namun demikian, virtual office diklaim lebih menghemat biaya dan waktu.
Pengertian Virtual Office
Secara sederhana, virtual office merujuk pada sebuah solusi bisnis di mana perusahaan atau individu dapat memiliki alamat bisnis prestisius, layanan administrative, dan dukungan teknologi yang diperlukan untuk menjalankan operasi bisnis mereka, tanpa harus memiliki kantor fisik yang tetap. Dalam pengertian ini, virtual office berfungsi sebagai alamat resmi perusahaan yang memberikan kesan profesionalisme kepada klien dan mitra, namun tanpa keharusan untuk menyewa atau memiliki ruang kantor tradisional.
Virtual Office adalah konsep bisnis di mana sebuah perusahaan atau individu dapat memiliki kehadiran bisnis tanpa harus memiliki ruang kantor fisik yang permanen. Ini memungkinkan bisnis untuk menggunakan berbagai layanan dan fasilitas yang diberikan oleh penyedia layanan virtual office untuk menjalankan operasi mereka dengan efisien. Dalam lingkungan virtual office, perusahaan dapat memanfaatkan alamat bisnis prestisius, nomor telepon bisnis, layanan penerimaan surat dan paket, ruang rapat virtual, dukungan administratif jarak jauh, dan sejumlah layanan lainnya.
Layanan virtual office biasanya disediakan oleh penyedia layanan yang memiliki gedung atau fasilitas fisik, dan mereka menawarkan layanan seperti alamat bisnis, nomor telepon, resepsionis virtual, ruang rapat virtual, layanan administratif, dan lainnya. Konsep ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang ingin memiliki representasi fisik, tetapi tidak memerlukan kantor fisik yang besar atau permanen.
Dalam banyak kasus, virtual office juga berguna bagi freelancer, pekerja lepas, atau individu yang ingin menjalankan bisnis mereka tanpa harus membayar biaya overhead yang tinggi. Konsep ini telah menjadi semakin populer dengan perkembangan teknologi komunikasi dan mobilitas kerja yang meningkat.
Dengan hadirnya virtual office, maka kebutuhan akan alamat secara fisik pun tidak lagi dibutuhkan. Oleh karenanya, diganti dengan virtual address. Hadirnya kedua virtual ini membuat pekerja bisa melakukan aktivitas yang berhubungan dengan kantor dari rumah, kafe, dan lain sebagainya. Ini belum lagi ditambah dengan virtual assistant yang bisa membantu pekerja untuk menangani segala pesan yang masuk atau keluar. Baik itu pesan yang berupa teks maupun telepon sehingga lebih memudahkan para pekerja dalam beraktivitas.
Di mana pun kantor pusatnya, setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya tanpa gangguan di kantor virtual. Asalkan dengan satu syarat, berhubungan dengan jaringan internet. Virtual office pun sangat cocok dan relevan dengan perusahaan rintisan yang memang sejak awal didirikannya berbasis teknologi. Saat ini, banyak co-working space yang muncul dan memberikan layanan kantor virtual. Kriteria perusahaan atau startup yang cocok untuk menerapkan kantor visual adalah perusahaan, seperti berikut :
- Perusahaan yang tengah berkembang dan memerlukan alamat untuk kepentingan bisnis.
- Perusahaan yang tengah menghemat biaya operasional, terutama untuk sewa kantor fisik.
- Perusahaan yang tengah mengurangi jumlah staf operasional kantor.
- Perusahaan yang memiliki pekerja dengan sistem kerja remote working.
- Perusahaan yang ingin menarik perhatian klien dengan lokasi kantor prestisius.
Fasilitas Virtual Office yang bisa dinikmati
Dalam era modern ini, teknologi telah merevolusi cara kita bekerja dan berbisnis. Salah satu inovasi yang semakin populer adalah konsep virtual office atau kantor virtual. Virtual office mengacu pada penyediaan berbagai layanan bisnis melalui teknologi digital, memungkinkan perusahaan dan individu untuk memiliki kehadiran bisnis tanpa harus memiliki ruang kantor fisik. Fasilitas virtual office yang dapat dinikmati serta bagaimana fasilitas ini dapat membantu mengoptimalkan produktivitas bisnis antara lain:
1. Alamat Bisnis Prestisius
Salah satu keunggulan utama dari virtual office adalah kemampuannya untuk memberikan alamat bisnis prestisius tanpa harus menyewa ruang kantor fisik yang mahal. Alamat bisnis yang bergengsi dapat memberikan kesan profesional dan menambah kepercayaan dari klien dan mitra bisnis. Ini sangat penting terutama bagi bisnis skala kecil dan menengah yang ingin membangun citra yang kuat di pasaran.
2. Layanan Penerimaan Surat dan Paket
Dalam virtual office, penyedia jasa biasanya menyediakan layanan penerimaan surat dan paket. Surat dan paket yang dikirimkan ke alamat bisnis virtual akan diterima oleh staf penyedia jasa dan kemudian dapat diatur pengirimannya kepada pemilik bisnis. Ini memungkinkan pemilik bisnis untuk tetap menerima korespondensi penting tanpa perlu berada di lokasi fisik.
3. Nomor Telepon Bisnis Khusus
Fasilitas virtual office juga sering kali mencakup pemberian nomor telepon bisnis khusus. Nomor ini dapat diarahkan ke nomor telepon pribadi atau tim dukungan yang dapat menjawab panggilan atas nama perusahaan. Ini membantu menciptakan kesan profesionalisme dan ketersediaan yang konstan, tanpa mengorbankan fleksibilitas.
4. Layanan Resepsionis Virtual
Dalam beberapa kasus, virtual office menawarkan layanan resepsionis virtual. Tim resepsionis ini menjawab panggilan atas nama perusahaan, memberikan informasi dasar kepada pelanggan, dan mengatur janji pertemuan. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis untuk fokus pada tugas-tugas inti tanpa terganggu oleh panggilan telepon yang datang.
5. Ruang Rapat dan Kantor Sementara
Meskipun tidak memiliki ruang kantor fisik, virtual office seringkali menyediakan akses ke ruang rapat atau kantor sementara jika diperlukan. Ini memungkinkan pemilik bisnis untuk menyelenggarakan pertemuan dengan klien, presentasi, atau diskusi internal dengan staf, tanpa harus menginvestasikan dalam sewa kantor sepanjang waktu.
6. Dukungan Administratif
Fasilitas virtual office juga dapat menyediakan dukungan administratif, seperti pengelolaan jadwal, pengaturan perjalanan bisnis, dan pengelolaan dokumen. Ini membantu mengurangi beban tugas administratif pemilik bisnis, sehingga mereka dapat fokus pada strategi dan pengembangan.
7. Keamanan Data dan Informasi
Keamanan data dan informasi bisnis sangat penting dalam lingkungan digital. Penyedia jasa virtual office umumnya memiliki tindakan keamanan yang ketat untuk melindungi data sensitif pelanggan. Hal ini mencakup perlindungan data dari akses tidak sah serta penggunaan teknologi enkripsi yang canggih.
8. Fleksibilitas dan Mobilitas
Salah satu aspek yang paling menarik dari virtual office adalah fleksibilitas dan mobilitas yang ditawarkannya. Pemilik bisnis dan staf dapat bekerja dari mana saja dengan akses ke semua fasilitas penting. Ini memungkinkan perusahaan untuk merekrut talenta dari berbagai lokasi geografis dan memberikan fleksibilitas kepada staf untuk mengatur jadwal kerja mereka.
Virtual office telah membuka peluang baru bagi perusahaan untuk mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi bisnis. Fasilitas seperti alamat bisnis prestisius, layanan penerimaan surat, nomor telepon bisnis khusus, layanan resepsionis virtual, ruang rapat sementara, dukungan administratif, dan keamanan data menjadikan konsep ini semakin menarik. Fleksibilitas dan mobilitas yang ditawarkan oleh virtual office juga membuka pintu bagi transformasi dalam cara kita bekerja. Dalam dunia yang terus berubah, virtual office merupakan solusi yang relevan dan inovatif bagi bisnis masa kini.
9. Alamat Kantor yang Strategis
Penyedia layanan Virtual Office pada umumnya memiliki lokasi yang prima dan strategis. Hal ini dibutuhkan karena perusahaan-perusahaan akan menggunakan alamat tersebut sebagai alamat bisnisnya. Perusahaan kemudian dapat menggunakan alamat untuk berbagai kebutuhan seperti perizinan, sampai dengan alamat korespondensi.
Maka, ada baiknya jika Anda memilih lokasi Virtual Office yang strategis dan sesuai dengan target market Anda. Dengan cara ini, Anda bisa jauh lebih menarik perhatian calon pelanggan Anda.
10. Pemasangan Papan Nama Perusahaan
Fasilitas kedua yang bisa Anda dapatkan saat sewa Virtual Office adalah memperoleh papan nama perusahaan. Jelas, sebagai penyewa Virtual Office akan membutuhkan papan nama yang bisa dilihat oleh masyarakat umum. Apalagi jika peletakkan papan nama tersebut berada di alamat kantor yang strategis, jelas akan memberikan keuntungan ganda bagi perusahaan.
11. Layanan Kesekretariatan
Selain memperoleh alamat Virtual Office dan papan nama perusahaan, Anda juga akan memperoleh fasilitas berupa layanan kesekretariatan profesional. Layanan yang diberikan mulai dari pengiriman dan penerimaan surat, nomor bersama, penerima paket, sampai notifikasi pesan. Selain itu, layanan kesekretariatan Virtual Office juga dapat membantu menjawab telepon. Pesan tersebut nantinya dapat di-forward dengan nomor ekstensi atau dikirimkan melalui voicemail.
12. Fasilitas Meeting Room dan Co-Working Space
Meskipun pengusaha masih sedang tahap merintis, namun terkadang perusahaan tetap membutuhkan meeting room untuk pertemuan tertentu. Selain itu, biasanya pengusaha juga membutuhkan fasilitas co-working space. Co-working space dapat digunakan jika pengusaha membutuhkan suatu tempat yang nyaman untuk kolaborasi secara tatap muka. Co-working space dapat menjadi solusi atas kebutuhan tersebut. Beberapa layanan Virtual Office juga dapat menyediakan co-working space. Oleh karena itulah, ruang meeting dan co-working space akan disediakan oleh layanan Virtual Office untuk perusahaan Anda dengan kuota jangka waktu tertentu. Jika anda menggunakan layanan Virtual Office di Legalo Virtual Office Anda akan mendapatkan free tambahan kuota Meeting Room.
13. Pengurusan Perizinan
Terdapat pula layanan Virtual Office yang menyediakan fasilitas pengurusan surat-surat yang perlu dalam pendirian perusahaan. Beberapa diantaranya antara lain: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); dan Nomor Induk Berusaha (NIB). Legalo Virtual Office akan memberikan layanan tambahan untuk mendampingi dan memberikan konsultasi legalitas bisnis Anda secara gratis.
14. Event Bisnis
Penyedia Virtual Office harus memiliki kemampuan dan kapasitas yang dapat membantu berkembangnya bisnis kamu. Ada beberapa penyedia Virtual Office yang sering mengadakan event bagi para klien nya, Event yang diadakan di Virtual Office ada yang berbayar dan ada pula yang gratis, dan tentunya dengan tema acara yang beragam. Misalnya, Legalo Virtual Office menyediakan Event Bisnis secara gratis. Selain itu tujuan diadakannya seminar adalah agar pegawai kamu bisa berinteraksi dengan para business owner lainnya sehingga memperluas networking dan juga jaringan pakar hukum.
15. Fasilitas Virtual Office Lainnya
Penyedia Virtual Office yang lengkap juga terkadang memberikan fasilitas tambahan lain. Beberapa diantaranya seperti mesin fotokopi, printer, dan juga pantry.
Manfaat Virtual Office
Dalam era digital yang terus berkembang, virtual office telah muncul sebagai solusi inovatif yang memungkinkan bisnis untuk beroperasi dengan efisien tanpa keterbatasan fisik. Konsep virtual office tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga memberikan fleksibilitas kerja yang unik dan akses ke berbagai fasilitas yang diperlukan oleh perusahaan. Manfaat utama dari virtual office antara lain yaitu :
1. Penghematan Biaya Operasional
salah satu manfaat utama dari virtual office adalah penghematan biaya operasional. Dengan tidak perlu menyewa kantor fisik, perusahaan mengurangi biaya sewa, peralatan kantor, listrik, dan perawatan gedung.
2. Fleksibilitas Kerja
virtual office memberikan fleksibilitas kerja yang tak tertandingi. Karyawan dapat bekerja dari mana saja, baik itu dari rumah, kafe, atau bahkan saat bepergian. Ini membantu meningkatkan keseimbangan kerja serta kehidupan pribadi dan produktivitas.
3. Alamat Bisnis Prestisius
yaitu bisnis dapat memanfaatkan alamat bisnis prestisius di lokasi strategis tanpa harus memiliki kantor fisik di sana. Ini menciptakan kesan profesional bagi klien dan mitra bisnis.
4. Layanan Penerimaan Surat dan Paket
yaitu Layanan virtual office umumnya menyertakan penerimaan surat dan paket. Tim resepsionis virtual akan mengelola kiriman, sehingga tidak ada pesanan atau komunikasi yang terlewatkan.
5. Nomor Telepon Bisnis
yaitu Virtual office menyediakan nomor telepon bisnis yang profesional. Layanan penerimaan panggilan virtual memastikan bahwa setiap panggilan diterima dan dikelola dengan baik.
6. Ruang Rapat Virtual
yaitu Fasilitas ruang rapat virtual memungkinkan perusahaan mengadakan pertemuan, presentasi, dan konferensi melalui platform online. Ini memfasilitasi kolaborasi antar tim yang terdistribusi.
7. Dukungan Administratif Jarak Jauh
yaitu Tim administratif virtual dapat membantu dalam tugas-tugas administratif seperti mengatur jadwal, menangani email, dan dokumen pengetikan. Ini memungkinkan fokus yang lebih besar pada aspek inti bisnis.
8. Prestise Bisnis
Alamat bisnis prestisius yang terkait dengan virtual office dapat meningkatkan citra perusahaan di mata klien dan mitra. Ini membantu membangun kepercayaan dan kesan profesional yang kuat.
9. Dukungan Administratif
Layanan virtual office sering mencakup dukungan administratif seperti penerimaan surat, pengelolaan panggilan telepon, dan penyediaan ruang pertemuan jika diperlukan. Ini memungkinkan perusahaan fokus pada operasi inti mereka sambil outsourced layanan pendukung.
10. Skalabilitas
Dalam bisnis, pertumbuhan adalah tujuan utama. Virtual office memungkinkan perusahaan untuk mengubah kapasitas dan layanan mereka sesuai dengan perkembangan bisnis tanpa perlu repot memindahkan atau memperluas ruang fisik.
Cara Kerja Virtual Office
1. Pemilihan Penyedia Layanan
Bisnis memilih penyedia virtual office yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Penyedia ini biasanya memiliki alamat bisnis, nomor telepon, dan fasilitas lain yang dapat digunakan oleh perusahaan.
2. Pendaftaran
Setelah memilih penyedia, bisnis mendaftar untuk layanan virtual office. Ini melibatkan memberikan informasi bisnis yang diperlukan, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak.
3. Pemilihan Layanan
Bisnis memilih layanan yang mereka butuhkan, seperti alamat bisnis, nomor telepon, layanan penerimaan surat, dan lainnya. Beberapa perusahaan mungkin hanya memerlukan alamat bisnis, sementara yang lain mungkin menginginkan paket yang lebih lengkap.
4. Aktivasi Layanan
Setelah mendaftar, layanan virtual office diaktifkan. Bisnis dapat mulai menggunakan alamat bisnis dan nomor telepon yang diberikan oleh penyedia.
5. Penerimaan Surat dan Panggilan
Tim resepsionis virtual akan mengelola surat masuk dan panggilan telepon atas nama bisnis. Mereka akan memberitahu perusahaan tentang pesan atau kiriman penting.
6. Ruang Rapat Virtual
Jika ada, perusahaan dapat mengakses ruang rapat virtual untuk mengadakan pertemuan atau presentasi melalui platform online.
7. Dukungan Administratif
Tim administratif virtual dapat membantu dalam tugas-tugas administratif yang berkaitan dengan jadwal, email, dan dokumen.
Virtual office telah mengubah cara bisnis beroperasi dengan memberikan kemampuan untuk bekerja secara fleksibel tanpa harus memiliki kantor fisik. Dengan manfaat seperti penghematan biaya, fleksibilitas kerja, dan layanan profesional, konsep ini menjadi semakin populer di kalangan perusahaan dari berbagai ukuran dan industri. Dengan memahami cara kerja dan manfaat dari virtual office, bisnis dapat membuat keputusan yang bijak dalam mengadopsi solusi ini untuk keberhasilan dan efisiensi mereka.
Karakteristik Virtual Office
1. Alamat Bisnis
yaitu virtual office menyediakan alamat bisnis yang sering berada di lokasi prestisius, seperti gedung perkantoran terkenal atau distrik bisnis utama. Ini membantu menciptakan citra profesional bagi perusahaan.
2. Layanan Panggilan dan Surat
yaitu Layanan virtual office biasanya mencakup penerimaan panggilan telepon atas nama perusahaan dan penerimaan surat serta paket. Ini memastikan tidak ada komunikasi yang terlewatkan, meskipun tidak ada karyawan di lokasi fisik.
3. Ruang Rapat
yaitu Beberapa layanan virtual office menyertakan akses ke ruang pertemuan atau ruang konferensi. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengadakan pertemuan dengan klien atau tim secara pribadi jika diperlukan.
4. Dukungan Teknologi
yaitu virtual office juga dapat mencakup dukungan teknologi seperti layanan email dan akses internet. Ini penting untuk menjaga konektivitas dan komunikasi yang lancar.
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, virtual office telah membuktikan diri sebagai solusi yang adaptif dan efisien untuk berbagai kebutuhan perusahaan. Dengan potensi penghematan biaya, fleksibilitas kerja, dan layanan pendukung yang komprehensif, virtual office membuka pintu bagi lebih banyak pelaku bisnis untuk meraih kesuksesan di tengah lingkungan bisnis yang berubah-ubah.
Adapun fasilitas yang didapat dari Virtual Office adalah sebagai berikut :
- Penerimaan surat dan paket oleh resepsionis dengan sistem notifikasi.
- Penggunaan Meeting Room di alamat pilihan ataupun alamat lain dari cabang penyedia virtual office.
- Nomor telepon khusus perusahaan dilengkapi sistem notifikasi telepon masuk dengan opsi penerusan telepon ke pengguna virtual office.
- Area kerja bersama (coworking-space), biasanya sudah termasuk fasilitas wi-fi, lounge, dan juga refreshment seperti teh, dan juga kopi.
- Internet Fax yang bisa diteruskan langsung ke email dari pengguna virtual office
- Harga spesial penggunaan event space untuk kegiatan serba guna dari perusahaan.
Hubungi kami apabila Anda memiliki banyak pertanyaan mengenai Penyewaan Virtual Office, selain itu kami juga dapat membantu Anda untuk pendirian badan hukum / badan usaha lainnya: PT, CV, dan jenis badan usaha lainnya, kami juga dapat membantu anda dalam pengurusan perizinan pada sistem OSS.
Segera hubungi kami:
Email : info@bizlaw.co.id
Whatsapp : (+62) 812 99215128